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O que você precisa
Acesso à Agenda do workspace.
O nome da pessoa. E-mail, WhatsApp, telefone e organização são opcionais, mas é pelo e-mail que ela recebe o convite da reunião.
Um WhatsApp que não esteja em outro contato da empresa: cada número de WhatsApp pertence a um contato só.
Passo a passo
Passo 1 de 6
Comece o agendamento
No menu, abra Agenda e clique em Agendar Reunião. Se preferir, clique direto no dia e no horário do calendário: o horário escolhido já vem marcado no fim. Abre a janela Com quem é a reunião?.
Passo 2 de 6
Procure antes de cadastrar
Digite o nome, o e-mail ou o telefone da pessoa. Se ela aparecer na lista, clique nela e pule para o passo 5. Se não aparecer, clique em Novo contato, abaixo da lista. O que você digitou na busca já entra no Nome (ou no E-mail, se for um endereço de e-mail).
Passo 3 de 6
Preencha os dados do contato
Confira o Nome (obrigatório) e preencha o que tiver: E-mail, WhatsApp e Telefone, este para ligação, como o fixo da empresa. Os dois números vão com DDD.
Passo 4 de 6
Ligue à organização
Em Organização, clique em Adicionar organização e digite o nome da empresa. Se ela já existe, clique nela. Se não existe, clique em Criar organização com o nome digitado. Depois clique em Cadastrar e agendar.
Passo 5 de 6
Escolha o dia e o horário
Na janela Agendar Reunião, confira o Assunto da Reunião, escolha o Dia e um Horário livre e, se quiser, escreva a pauta em Pauta & Observações. Deixe marcado Criar link do Google Meet para a reunião ganhar a sala de vídeo.
Passo 6 de 6
Confirme
Clique em Confirmar e Agendar Reunião. A reunião aparece no calendário da Agenda.
O que esperar no final
O contato fica salvo em Contatos, ligado à organização escolhida, e a reunião aparece na Agenda.
- Convite por e-mail. Se você informou o e-mail, a pessoa entra como participante e recebe o convite quando a agenda está conectada ao Google Agenda.
- WhatsApp e telefone ficam separados. O WhatsApp é o número das conversas; o telefone aparece no contato como Telefone, só para ligação.
- Cadastrou pela tela de Contatos? No fim do Novo Contato, a mensagem de sucesso tem o botão Agendar reunião, que abre a mesma janela de horário com o contato que você acabou de criar.
Problemas comuns
Apareceu "Já existe um contato com o telefone ... neste workspace"
Esse WhatsApp já é de outro contato. Clique em Voltar, procure o número na busca e escolha o contato que já existe. O telefone para ligação não tem essa regra: o mesmo fixo pode estar em vários contatos da empresa.
Apareceu "Telefone inválido"
O campo Telefone aceita de 8 a 15 dígitos, sem ramal. Confira o DDD e tire o ramal do número.
Criei a organização com o nome errado
A organização é criada assim que você clica em Criar organização. Para corrigir o nome, abra Contatos, vá à aba Organizações, clique na organização e clique no nome para editar.
Desisti no meio. O contato foi salvo?
Não. O contato só é salvo quando você clica em Cadastrar e agendar; voltar ou fechar a janela antes disso não grava o contato. Uma organização criada no passo 4 continua na aba Organizações de Contatos.