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Como funciona
- Quem cria um workspace vira Administrador dele.
- Todo workspace novo começa no plano Free. O plano, os créditos de IA e a carteira são de cada workspace: mudar o plano de um não muda o de outro.
- Uma pessoa pode estar em vários workspaces, com cargos diferentes em cada um.
- Membro é quem tem acesso ao workspace. Ele entra por convite, com o cargo escolhido por quem convidou.
- Cargo é um conjunto de permissões. O workspace já nasce com quatro cargos prontos, e dá para criar outros.
Vários workspaces
O menu do workspace fica no rodapé da barra lateral: clique no nome do workspace para abrir. Ali você vê a lista Workspaces e troca de um para outro com um clique. O selo Padrão marca o seu workspace principal.
- Criar: no menu do workspace, clique em Novo Workspace. Na janela Criar Novo Workspace, preencha Nome e, se quiser, Descrição e Definir como padrão.
- Escolher o principal: abra o workspace na tela Workspaces e clique em Definir como Principal.
- Excluir: na tela do workspace, aba Configurações, bloco Zona de Perigo, clique em Excluir Workspace. A ação não pode ser desfeita. Não dá para excluir o workspace em uso: troque para outro antes.
O crédito de boas-vindas da carteira vale só para o primeiro workspace que cada pessoa cria.
Membros e convites
O convite é feito por e-mail ou pelo WhatsApp, já com o cargo da pessoa. Os passos estão em Como convidar alguém para o workspace (e-mail) e Como convidar alguém pelo WhatsApp.
Por e-mail:
- Quem já tem conta na XBASE entra na hora e recebe o e-mail "Você foi adicionado ao workspace", com o botão Acessar Workspace.
- Quem ainda não tem conta recebe um e-mail com o botão Aceitar Convite. A pessoa precisa criar a conta com o mesmo e-mail que recebeu o convite.
Pelo WhatsApp:
- Você digita o número da pessoa e manda o link pelo seu WhatsApp, com Abrir meu WhatsApp, ou copia o link.
- A pessoa abre o link, informa nome e e-mail e confirma o código que chega no e-mail. Se for o primeiro acesso, cria uma senha. Ela entra direto no workspace, sem a configuração inicial da conta.
- Quem já tem conta usa o mesmo e-mail da conta, e o convite entra nela.
Nos dois casos:
- O convite vale 7 dias e só pode ser usado uma vez.
- Os convites ainda não aceitos ficam em Convites pendentes, onde dá para copiar o link, reenviar ou cancelar.
- Na lista Membros, a lixeira tira a pessoa do workspace.
Os cargos que já vêm prontos
| Cargo | O que pode fazer |
|---|---|
| Administrador | Tudo. Só ele, nos cargos prontos, convida e remove membros, gerencia cargos e vê o faturamento. |
| Editor | Quase tudo: agentes, automações, conversas, contatos, projetos, integrações, chaves, arquivos e as configurações do workspace. Não convida membros, não gerencia cargos e não vê o faturamento. |
| Visualizador | Hoje nasce com as mesmas permissões do Editor. Para ter alguém só de leitura, edite as permissões desse cargo ou crie um cargo novo. |
| Operador | Atende: envia mensagens, troca o responsável das conversas, vê, edita e exporta contatos, e vê e gerencia projetos. Vê só as conversas em que é o responsável. |
Além deles existe o @everyone (Permissões padrão), que vale para todos os membros do workspace. Ele começa sem nenhuma permissão. O que você liga nele, todo mundo ganha.
As permissões de cada cargo
Na tela do workspace, aba Cargos, clique num cargo para ver ou mudar as permissões. Elas ficam em grupos:
| Grupo | Permissões |
|---|---|
| Permissões gerais do workspace | Gerenciar workspace, Gerenciar cargos, Gerenciar membros, Gerenciar chaves, Gerenciar integrações, Ver faturamento |
| Agentes e automações | Ver agentes, Gerenciar agentes, Ver workflows, Gerenciar workflows |
| Atendimento | Ver todas as conversas, Enviar mensagens, Atribuir conversas |
| CRM e projetos | Ver contatos, Gerenciar contatos, Exportar contatos, Ver projetos, Gerenciar projetos |
| Armazenamento | Gerenciar armazenamento |
| Permissões avançadas | Administrador |
- As permissões somam. Quem tem dois cargos fica com as permissões dos dois, mais as do @everyone.
- Administrador dá todas as permissões de uma vez.
- Sem Ver todas as conversas, a pessoa vê só as conversas em que é a responsável.
- Limitar conversas por etiqueta (no bloco Conversas visíveis do cargo) faz quem tem o cargo ver só as conversas com as etiquetas escolhidas, além das que atende. Vale mesmo que outro cargo dê Ver todas as conversas. Administradores não são afetados.
Criar e organizar cargos
Na aba Cargos, clique em Criar cargo. O cargo tem três abas: Exibição (nome e cor), Permissões e Gerenciar membros. Ao mudar algo, clique em Salvar alterações. A ordem da lista é a hierarquia: arraste os cargos para reordenar. O membro usa a cor do cargo mais alto que tem.
Regras e limites
- Convidar, remover e ver convites exige Gerenciar membros.
- Criar, editar, excluir e dar cargos exige Gerenciar cargos.
- Hierarquia: quem não tem Administrador só dá, edita ou reordena cargos abaixo do seu cargo mais alto, e nunca dá um cargo com Administrador.
- Tirar alguém que tem Administrador só pode quem também tem Administrador.
- O workspace nunca fica sem Administrador: a XBASE não deixa remover o último.
- Faturamento abre só para quem tem Ver faturamento. Em Uso e consumo, os valores também aparecem só para essa permissão.
- Configurações do workspace, inclusive excluir o workspace, exigem Gerenciar workspace. As abas Chaves e Armazenamento exigem Gerenciar chaves e Gerenciar armazenamento.
- Pessoas por plano: a página de Preços mostra quantas pessoas cada plano inclui.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre membro e cargo?
Membro é a pessoa que tem acesso ao workspace. Cargo é o conjunto de permissões que ela recebe. Uma pessoa pode ter mais de um cargo, e as permissões somam.
Quem pode convidar pessoas para o workspace?
Quem tem a permissão Gerenciar membros. Nos cargos que já vêm prontos, só o Administrador tem.
O Visualizador só consegue ver?
Hoje não. O cargo Visualizador nasce com as mesmas permissões do Editor. Para ter alguém só de leitura, desligue as permissões de gerenciar nesse cargo, na aba Cargos, ou crie um cargo novo.
Por que um membro não vê todas as conversas?
Ele não tem a permissão Ver todas as conversas, como o Operador, e vê só as conversas em que é o responsável. Ou um dos cargos dele limita as conversas por etiqueta.
Posso usar a mesma conta em mais de um workspace?
Sim. Troque de workspace pelo menu do workspace, no rodapé da barra lateral. Em cada workspace você tem o cargo que recebeu nele.
Os workspaces dividem o mesmo plano?
Não. Cada workspace tem o seu plano, os seus créditos de IA e a sua carteira.
Por que não consigo excluir o workspace?
Não dá para excluir o workspace que está em uso: troque para outro antes. A exclusão também exige a permissão Gerenciar workspace.